Arbeit 4.0 – Einsatz von Collaboration-Tools

Wie Digitalisierung unsere Zusammenarbeit ändert

Arbeitnehmer wünschen sich mehr Flexibilität in ihrer Arbeitsgestaltung

Der Arbeitnehmer von morgen hat seinen Arbeitsplatz immer im Gepäck. Mit mobilen Devices (Laptops, Tablets, Smartphones/-watches etc.) in der Tasche werden je nach Bedarf der Zug, Coffee-Shop oder auch das eigene Zuhause zum Büro umfunktioniert.  Eine Umfrage von Deloitte in Österreich aus dem Jahr 20151) zeigt, dass bereits 83% der Arbeitnehmer flexible Arbeitszeitmodelle (z.B. Gleitzeiten) haben. Bei derselben Umfrage gaben 16% der Teilnehmer an, die Arbeitsplatzwahl in ihrem Unternehmen als tendenziell ortsunabhängig einzuschätzen. Arbeitnehmer werden zukünftig noch sehr viel seltener zur gleichen Zeit am gleichen Ort sein. Vor allem bei Projekten, bei denen der Kommunikationsbedarf hoch ist, sind deshalb neue Kommunikations- und Kollaborationslösungen gefragt. Wie können Unternehmen unter Berücksichtigung dieser Trends zukünftig ihre Aufgaben und Projekte koordinieren?

 

Zusammenarbeit unterstützen durch Collaboration-Tools

Digitale Technologien verändern nicht nur den privaten Alltag. Auch Unternehmen haben schon längst die Vorteile der Digitalisierung erkannt und machen sich diese in verschiedenen Spielfeldern zunutze (Spielfelder der Digitalisierung). Auch im Umfeld Kommunikation stehen Tools zur Verfügung.

Die sogenannten Collaboration-Tools erleichtern die Arbeit im Team außerordentlich. Sie ermöglichen nicht nur ortsunabhängige Tätigkeiten, sondern können auch die Produktivität merklich steigern. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit und auch den Arbeitsort flexibel wählen. So kann man zum Beispiel vom Home-Office aus per Videokonferenz mit den Mitarbeitern in Kontakt stehen und auf relevante Dokumente online zugreifen, bzw. diese gemeinsam bearbeiten.

Unter Collaboration-Tools versteht man Werkzeuge zur Zusammenarbeit, die den persönlichen Kontakt ergänzen oder ersetzen.

Egal ob Gantt-Chart, Kanban, gemeinsame Todo-Liste oder umfassende Collaboration-Suite – das Angebot ist riesig.

 

Die Wahl des richtigen Collaboration-Tools

Der Begriff Kollaborationssoftware ist derzeit recht weit gefasst. Unter dem Begriff lassen sich gleich eine ganze Reihe unterschiedlichster Tools zusammen fassen. Vom Projektmanagement und der Ressourcenplanung über Aufgabenverwaltung und gemeinsame Kalender bis hin zu Instant Messaging, Mails und Videokonferenz-Lösungen. Auch Filesharing, Intranet – social oder herkömmliches – und Mindmapping fallen unter den Oberbegriff der Kollaboration.

Bei der Auswahl eines Collaboration-Tools muss sich das Unternehmen fragen, welche Anforderungen an das Tool gestellt werden und welche Funktionen dieses bereitstellen soll. Inzwischen gibt es eine Vielzahl an Tools auf dem Markt. Bei genauer Analyse lassen sich heute sechs zentrale Funktionen herauskristallisieren.

    
    

Dokumente managen (Dokumente erstellen, ablegen, bearbeiten und Zugriffe verwalten)

Wissen austauschen (Informationen und Neuigkeiten austauschen z.B. in einem Activity Stream oder Forum, Informationsdokumente teilen)

Aufgaben managen (Aufgaben erstellen und beobachten, Verantwortlichen festlegen, Dauer bestimmen etc.)

Arbeitsabläufe organisieren (Arbeitsabläufe erfassen, unterstützen, automatisieren und mit Kontakten/Aufgaben verknüpfen)

Kontakte/ Beziehungen managen (Kontakte strukturiert anlegen, Kontaktinformationen an einem Ort bündeln, Leads verfolgen etc.)

Kommunikation unterstützen (private oder Gruppenchats, Online-Konferenzen durchführen (Audio und Video), Termine vereinbaren etc.)


Die folgende Grafik bietet eine Übersicht über die wichtigsten Collaboration-Tools, die sich zurzeit auf dem Markt befinden, und welche der sechs Funktionen die Tools jeweils anbieten.

 

Einsatz der richtigen Lösung

Welche Lösung die Richtige ist, hängt vom Einsatzszenario und den individuellen Anforderungen des Unternehmens an die Funktionen des Collaboration-Tools ab. Das Hauptziel ist jedoch immer das gleiche: alle diese Tools sollen die Produktivität der Mitarbeiter und ihr Wohlbefinden durch neue Formen der Zusammenarbeit nachhaltig optimieren – eine der zentralen Herausforderungen des Managements im digitalen Zeitalter.

Quellen: 1) Deloitte. Studie zu flexiblem Arbeiten (2015).  https://www2.deloitte.com/at/de/seiten/ueber-deloitte/artikel/flexible-working.html