Collaboration-Tools: Unterstützung bei der Auswahl.

Neue Formen der Zusammenarbeit durch den Einsatz von Collaboration-Tools

Der Arbeitnehmer von morgen hat seinen Arbeitsplatz immer öfter im Gepäck. Mit mobilen Devices (Laptops, Tablets, Smartphones/-watches etc.) in der Tasche kann jeder Ort zum Büro umfunktioniert und Aufgaben flexibel erledigt werden, wenn sie gerade anfallen.

Vor allem bei Projekten, bei denen der Kommunikationsbedarf hoch ist, sind neue Kommunikations- und Kollaborationslösungen gefragt. In der Kommunikation und Zusammenarbeit geschieht dies durch Collaboration-Tools. Darunter versteht man Werkzeuge (Tools) zur Zusammenarbeit, die den persönlichen Kontakt ergänzen oder ersetzen, z. B. kann man vom Home-Office aus per Videokonferenz mit den Mitarbeitern/ Kollegen in Kontakt stehen und auf relevante Dokumente online zugreifen, bzw. diese gemeinsam bearbeiten.

 

Die Wahl des richtigen Collaboration-Tools

Eine bloße Auswahl und Einführung des Tools garantiert nicht deren Erfolg. Das Unternehmen muss sich auch bei der Auswahl eines Collaboration-Tools fragen, welche Anforderungen sich an das Tool stellen und somit welche Funktionen bereitgestellt werden sollen.

Inzwischen gibt es eine Vielzahl an Tools auf dem Markt. Bei genauer Analyse lassen sich sechs zentrale Funktionen herauskristallisieren:

 

    
    

Dokumente managen (Dokumente erstellen, ablegen, bearbeiten und Zugriffe verwalten)

Wissen austauschen (Informationen und Neuigkeiten austauschen z.B. in einem Activity Stream oder Forum, Informationsdokumente teilen)

Aufgaben managen (Aufgaben erstellen und beobachten, Verantwortlichen festlegen, Dauer bestimmen etc.)

Arbeitsabläufe organisieren (Arbeitsabläufe erfassen, unterstützen, automatisieren und mit Kontakten/Aufgaben verknüpfen)

Kontakte/ Beziehungen managen (Kontakte strukturiert anlegen, Kontaktinformationen an einem Ort bündeln, Leads verfolgen etc.)

Kommunikation unterstützen (private oder Gruppenchats, Online-Konferenzen durchführen (Audio und Video), Termine vereinbaren etc.)


Die folgende Grafik stellt eine Übersicht über die wesentlichen aktuell auf dem Markt befindlichen Collaboration-Tools dar und zeigt auf, welche Funktionen die Tools vordergründig abbilden. 

 

Collaboration-Tools und die dazu gehörigen Apps unterstützen die heute notwendige Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter. Viele der Tools haben die interne Kommunikation mit Hilfe sozialer Features in den Fokus gestellt. Doch es gibt auch wichtige Unterschiede zwischen den einzelnen Systemen, z. B. Tools wie Asana oder Coyo stellen die Aufgaben-Management-Funktionen in den Vordergrund. Unternehmensorientierte soziale Netzwerke wie Yammer setzen dagegen eher auf Wissens-Management und den effizienten, abteilungsübergreifenden Informationsaustausch.

 

Einsatz der richtigen Lösung

Welche Lösung die Richtige ist, hängt vom Einsatzszenario und den individuellen Anforderungen ab. Das Hauptziel ist jedoch immer das gleiche: alle dieser Tools sollen die Produktivität der Zusammenarbeit nachhaltig optimieren – eine der zentralen Herausforderungen im digitalen Zeitalter.