Erfahrungsaustausch Prozessmanagement - Kurzbericht

Herausforderung Prozessmanagement

Das Management von Geschäftsprozessen (BPM) ist heutzutage für eine Vielzahl an Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen von hoher Relevanz. Sei es, um die Effizienz und Schlagkräftigkeit des eigenen Unternehmens zu verbessern, im Zuge der Vorbereitung einer Softwareeinführung oder um die Erfüllung von Audits zu gewährleisten – die Gründe für die Einführung und Weiterentwicklung von Geschäftsprozessmanagement sind weitreichend. Diese Vielschichtigkeit ist gerade für Mitarbeiter im Prozessmanagement herausfordernd, müssen sie doch laufend allgemeine Ansätze spezifisch an ihr Unternehmen und den Reifegrad des Prozessmanagements anpassen.

Die Entstehung des Erfahrungsaustausches Prozessmanagement

Um Prozessmanagementverantwortliche bei dieser stetigen Entwicklung zu unterstützen, haben wir den Erfahrungsaustausch Prozessmanagement (ERFA) ins Leben gerufen. Dieser Erfahrungsaustausch soll es Unternehmen, ermöglichen voneinander zu lernen, Erfahrungen auszutauschen und das Know-how im Bereich Prozessmanagement über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinweg auszubauen. Zur Weiterentwicklung dieser ersten Idee und zur Gestaltung eines geeigneten Set-ups haben wir uns daher im Dezember 2019 zu einem ERFA Kick-off getroffen. Neben interessanten Themenblöcken für die Veranstaltungsreihe haben wir auch das mögliche Format und die geeigneten organisatorischen Rahmenbedingungen erarbeitet. Um die breiten Interessensgebiete zu strukturieren, wurden diese in einem Themenkoffer gesammelt und sollen nun die Schwerpunkte für alle Veranstaltungen bilden.

Durchführung von zwei physischen ERFA’s

Noch im Jahr 2020 haben wir es geschafft, zwei Veranstaltungen mit den Teilnehmern aus fünf Vorarlberger Unternehmen abzuhalten. Unsere erste Veranstaltung Anfang Juni haben wir dafür genutzt, um uns sowohl persönlich als auch das Prozessmanagement der Teilnehmer besser kennenzulernen. Aufbauend auf dieser Basis haben wir uns Mitte September zum einen mit der Frage „Steer and Monitor – wie viel Prozessdokumentation ist sinnvoll?“ beschäftigt. Dabei gingen wir auf unterschiedliche Dokumentationsformen und Arten der Prozessaufnahme ein und erarbeiteten gemeinsam die Notwendigkeit einer zielgruppenspezifischen, gemeinsamen Sprache im Prozessmanagement. Zum anderen gingen wir der Frage nach, wie sich die Strategie mit dem Prozessmanagement verknüpfen lässt. Hierbei tauschten wir uns zur Ableitung der Prozessstrategie aus der Unternehmensstrategie sowie dem Zusammenspiel zwischen Organisation, IT und Prozesse aus.

Online-ERFA im März 2021

Trotz den Kontaktbeschränkungen und sonstigen Maßnahmen wollten wir den Erfahrungsaustausch zwischen den Unternehmen nicht langfristig unterbrechen. Somit haben wir uns entschlossen, das Format im März 2021 durch einen Online-ERFA zu ergänzen. Erfreulicherweise konnten wir bei dieser Veranstaltung zusätzlich zu den fünf Unternehmen und 22 Teilnehmern auch die Universität Liechtenstein, vertreten durch Jan vom Brocke und Thomas Grisold, begrüßen. Sie gaben uns einen Einblick in die Arbeit mit dem BPM Billboard und dessen Anwendungsmöglichkeiten im Prozessmanagement. Gemeinsam nutzten wir diesen Einblick, um über die Implikationen des Frameworks zu diskutieren und konkrete praktische Anwendungsfelder bei den Teilnehmern zu erarbeiten. Wir möchten uns an dieser Stelle für die rege Teilnahme, die spannenden Diskussionen und natürlich für die beiden Gastbeiträge recht herzlich bedanken!

Nächste Veranstaltung

Das eingeholte Feedback der TeilnehmerInnen werden wir verwenden, um weiterhin das Konzept der Online-Veranstaltung als Ergänzung zur physischen Veranstaltung aufrechtzuerhalten. Bei unserer nächsten physischen Veranstaltung werden wir uns verstärkt mit dem Thema Messbarkeit und Prozess-KPIs befassen und die unterschiedlichen Ansätze und Entwicklungsstufen der teilnehmenden Unternehmen entdecken.