ERP-Systemauswahl: Prozesse vor Funktionen

Wenn nach vielen Jahren das ERP-System ersetzt werden muss, stellen sich häufig folgende Fragen: Wie lange wird das aktuelle System noch vom Hersteller unterstützt? Wie lassen sich veränderte Anforderungen abdecken? Ist das Unternehmen generell mit dem Anbieter zufrieden? Soll das Angebot angenommen und auf das neue System des derzeitigen Software-Anbieters gewechselt werden? Oder eignet sich ein anderer Anbieter besser für die Anforderungen? Wie werden alle wichtigen Kriterien der Software-Auswahl berücksichtigt, bewertet und in eine Entscheidung überführt, damit das ERP-System später als Herzstück des Unternehmens den geplanten Fortschritt und Wandel unterstützt?

Upgrade oder Wechsel?

Wenn die Entscheidung für die Einführung eines neuen ERP-Systems getroffen ist, entsteht die erste, wichtige Grundsatzfrage: Upgrade oder Wechsel. Für ein Upgrade beim gleichen Hersteller spricht in der Regel der ähnliche Aufbau der System-Landschaft, in der sich Anwender im Vergleich zu einer neuen Software schneller zurechtfinden. Das steigert die Akzeptanz der Mitarbeiter und senkt den Schulungsaufwand. Ein weiterer Vorteil kann die gemeinsame Historie sein. Ansprechpartner und Kontaktpersonen sind bekannt, Geschäftsbeziehungen vertrauensvoll. Lizenzen können mitunter verlängert und für das neue System übernommen werden. Das spart zeitliche und finanzielle Ressourcen, und beides sind kritische Faktoren in einem ERP-Einführungsprojekt. Gleichzeitig gibt es gute Gründe, um sich für einen Wechsel des ERP-Softwareanbieters zu entscheiden. Sollten die Geschäftsbeziehungen durch Negativerfahrungen geprägt und wenig gegenseitige Wertschätzung vorhanden sein, kann der Neuanfang eine große Bereicherung sein. Häufig hat sich auch schon gezeigt, dass Unternehmen im Laufe der Zeit ihre Geschäftsmodelle und Prozesse so verändert haben, dass die Passung und Abdeckung der Anforderungen nicht mehr hinreichend genug ist – etwa in Folge internationalen Wachstums oder der Integration weiterer Systeme wie CRM, Webshop oder Lagerleitsysteme. Oftmals spielen hier auch der Service und Wartung sowie Änderungen am Kostenmodell des Anbieters eine Rolle. Unabhängig vom eingeschlagenen Weg gilt es beim Software-Auswahlverfahren einige Kriterien zu berücksichtigen und damit einhergehende Fragestellungen zu beantworten.

Kriterien im Auswahlverfahren

Von zentraler Bedeutung ist die Fähigkeit der ERP-Software, die unternehmensspezifischen Wertschöpfungsprozesse zu unterstützen. Je nach Unternehmen liegen die Schwerpunkte an anderer Stelle, beispielsweise im Service-Management, in der Produktion oder in der Beschaffung. Zusätzlich sollte die Software in der Lage sein die bestehende Stammdatenstruktur (etwa Produktdatenstruktur und Kundendaten) abzubilden. Über das Erheben der Ist-Prozesse lassen sich die Anforderungen darstellen und in weiterer Folge optimierte Soll-Prozesse ableiten. Diese sollten sich möglichst nah an den ERP-typischen Abläufen orientieren, um den unternehmensspezifischen Anpassungsaufwand von Softwarelösungen – auf längere Sicht auch bei Updates – maßgeblich zu reduzieren. Sollte ein Software-Anbieter nicht in der Lage sein, den definierten, branchenspezifischen Anforderungen gerecht zu werden, ist das nicht zwingend ein Ausschlusskriterium. Durch die Nutzung von ISV-Lösungen lassen sich unerfüllte Anforderungen oft dennoch abdecken. Auch die Branchenerfahrungen der Anbieter und bisherige Installationen bei vergleichbaren Unternehmen sind Kriterien für die Systemauswahl. Des Weiteren gilt es, das Zusammenspiel der neuen ERP-Software mit der geplanten IT-Systemlandschaft sicherzustellen. Zentral zu beantwortende Fragen in diesem Zusammenhang sind beispielsweise, welche bestehenden Softwarelösungen durch den erweiterten Funktionsumfang der neuen ERP-Lösung ersetzt werden können oder wie bestehende und neue Schnittstellen zu integrieren sind. Der Trend in Richtung Cloud-Anwendungen bedingt einen neuen Umgang mit der IT-Landschaft. Während diese früher sehr statisch war, sind moderne Evergreen-Systemlandschaften von einer hohen Dynamik und iterativen Veränderungsprozessen geprägt. Es braucht eine klare Vorstellung davon, wie diese Landschaft langfristig nach der Einführung des neuen ERP-Systems aussehen und weiterentwickelt werden soll.

Zukunftssicher und kostenbewusst

Weiterhin wichtig sind die Langlebigkeit und die Internationalisierungsmöglichkeiten der Software. Ob die ERP-Software mit heutigen und zukünftigen Standards und Entwicklungen mithalten oder diese sogar mitgestalten kann, oder ob Firmen sich bereits in wenigen Jahren mit der nächsten ERP-Umstellung beschäftigen müssen, sind zentrale Aspekte vor der Vertragsunterzeichnung. Auch die Integration länderspezifischer Regulatorien, im Sinne der Buchhaltung oder rechtlicher Angelegenheiten, spielt bei der Software-Auswahl eine essenzielle Rolle. Die Investitionskosten sind ebenfalls im Blick zu halten. Um die Ausgaben realistisch und umfassend zu betrachten, müssen vor allem die Implementierungskosten über externe Partner richtig geschätzt und getrackt werden – diese können je nach Implementierung bis zu 70% des Projektbudgets ausmachen. Zusätzlich müssen auch die Lizenzgebühren für die prognostizierte Laufzeit (häufig über zehn Jahre), die Kosten für das (externe) Projektoffice und der Einbezug von internen Ressourcen beachtet werden. Hierzu zählen beispielsweise Aufwände und damit verbundene Kosten im Kontext des Change-Managements oder auch der Schulungen.

Beispielhaftes Vorgehen

Der Prozessaspekt ist der Schlüsselfaktor eines jeden erfolgreichen ERP-Projekts. Daher sollte der Systemunterstützung der End-to-End Prozesse mehr Gewicht als die Frage nach einzelnen Funktionen und Features beigemessen werden. Somit wird im Zuge einer ERP-Einführung auch oft eine Optimierung der Prozesslandschaft angestrebt. Basierend auf der Unternehmensstrategie werden die anvisierten Kernprozesse erarbeitet und somit definiert, wie der zukünftige Arbeitsalltag aussehen soll. Dieses Wissen und etwaige KO-Kriterien können anschließend als Basis für die Evaluierung der Anwendungen genutzt werden. Individuelle Anforderungen werden in einem nächsten Schritt anhand von Use-Cases analysiert und gegebenenfalls durch branchenspezifische ISV-Lösungen erfüllt. Letztlich werden die Anbieter mit Hilfe einer eigens entwickelten Bewertungsmethode miteinander verglichen, um eine finale Entscheidung zu treffen.