Das Unternehmen stand vor einem großen Software-Neueinführungsprojekt und der Wunsch bestand, diese Neueinführung entlang der Prozesse zu vollziehen. Bis zu jenem Zeitpunkt waren keine einheitlichen Prozessdarstellungen vorhanden und keine unternehmensweiten Standards etabliert. Zudem waren die Prozesse an unterschiedlichen Orten abgelegt und die Detailtiefe komplett unterschiedlich, da sie zu verschiedenen Zwecken entworfen und gesammelt wurden.
Ziel des Projekts war es, eine Basis für die erfolgreiche Implementierung des ERP-Systems zu schaffen. Dies beinhaltete die Etablierung eines fachbereichsübergreifenden E2E-Prozessdenkens, manuelle Prozesse systemseitig zu unterstützen und im Zuge dessen, die im Projektumfang stehenden Prozesse in einem Prozessmanagement-Tool abzubilden. Zudem wurden die Prozesse als Controlling-Instrument herangezogen, um den Fortschritt des ERP-Projekts nachverfolgen zu können.
Unter Berücksichtigung des Softwareeinführungsprojekts wurde gemeinsam mit dem Projektleiter und dem Kernteam zunächst ein konkretes Vorgehen entwickelt. In einer ersten Phase wurde eine gemeinsame Auslegungsordnung in Form einer Prozesslandkarte geschaffen und die Rollen sowie die Besetzung der Prozessverantwortlichen definiert. Danach wurden die Ist-Prozesse erhoben und im Zuge dessen Optimierungspotenziale identifiziert, um folgende Frage zu beantworten: „Wie wollen wir in Zukunft arbeiten, was wollen wir im „Soll“ anders machen?“ Dazu wurden Referenzbesuche und sogenannte „Wunderfragen-Workshops“ durchgeführt, um vor allem das Soll-Denken anzuregen. Diese Soll-Prozesse wurden anschließend mit Akteuren, IT-Systemen, Schnittstellen oder auch Dokumenten angereichert und auf Prozessmodell-Ebene weiterentwickelt.
Zum einen haben wir das Know-how eingebracht, was Prozessmanagement im Allgemeinen anbelangt und den prozessbasierten Ansatz in einem Softwareeinführungsprojekt betrifft. Zum anderen waren wir verantwortlich für die Projektadministration, die Unterstützung der Projektleitung und des Change-Management Teams, für die Organisation von Workshops und Meetings sowie für die Dokumentation der Ergebnisse.
Mit Abschluss des Projekts wurde durch die Erstellung einer Go-Live Prozesslandkarte eine solide Grundlage für die folgende ERP-Einführung geschaffen. Zudem wurde im Unternehmen ein Prozess-Know-how und Verständnis aufgebaut, das für die weitere Auseinandersetzung mit dem Thema Prozessmanagement und dessen Ausbau eine wesentliche Rolle spielt.
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