Ein Anbieter liefert – ein Partner bleibt

Warum frühzeitige und intensive Einbindung im Auswahlverfahren den Unterschied macht

Unternehmen investieren viel Zeit und Energie in die Suche nach einem passenden Anbieter. Es wird verglichen, bewertet, abgewogen – und und mit der Vertragsunterzeichnung scheint zunächst alles geklärt. Doch wer Auswahlverfahren kennt, weiß: Die eigentliche Arbeit beginnt erst danach. Denn am Ende geht es nicht nur darum, die richtige Lösung zu kaufen, sondern den richtigen Partner zu gewinnen.

Ein Auswahlverfahren ist weit mehr als ein Vergleich technischer Features oder Preislisten. Die Herausforderung besteht darin, nicht nur einen Anbieter zu finden, der heute passt, sondern einen Partner, der bereit ist, gemeinsam mit dem Unternehmen zu wachsen – morgen und übermorgen. Märkte verändern sich, Anforderungen steigen, Lösungen entwickeln sich weiter. Was heute optimal erscheint, kann morgen schon überholt sein.

Deshalb ist eine frühzeitige und intensive Einbindung der Anbieter im Auswahlprozess wichtig – sie legt den Grundstein für eine langfristige Beziehung. Sie entscheidet darüber, ob aus einer Auswahl eine Partnerschaft wird – oder ob man am Ende doch nur einen weiteren Lieferanten hat. Wer sich mit Auswahlverfahren beschäftigt, weiß: Die Qualität der Zusammenarbeit zeigt sich nicht im Moment der Vertragsunterzeichnung, sondern in den Monaten und Jahren danach.

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Wenn Anbieter nur „Lieferanten“ bleiben

Was passiert, wenn Anbieter im Auswahlverfahren lediglich als Lieferanten betrachtet werden? Die Beziehung bleibt transaktional, geprägt von Pflichten und Erwartungen, aber ohne gemeinsames Zielbild. Der Anbieter liefert – aber er bleibt außen vor, reagiert nur auf Anweisungen, bringt sich kaum ein.

Dies passiert häufig, wenn die Entscheidung primär auf Kriterien wie Preis, Features oder technische Exzellenz ausgerichtet ist. Funktionalität und Zuverlässigkeit sind wichtig. Aber nachhaltiger Erfolg lebt von Vertrauen, Flexibilität und der Bereitschaft, gemeinsam zu wachsen.

Die beste technische Lösung ist eben nicht automatisch die beste langfristige Wahl. Gerade in Zeiten, in denen sich Märkte und Technologien immer schneller wandeln, ist es hilfreich, einen Partner an der Seite zu haben, der nicht nur heute, sondern auch morgen und übermorgen mitzieht.

Kurz: Wer nur einen Lieferanten sucht, bekommt selten einen Partner. Und wer nur auf das Produkt schaut, übersieht die Menschen und Beziehungen, die den Unterschied machen.

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Die Kunst der Anbieter-Einbindung – vom Auswahlprozess zur Partnerschaft

Ein gut gestaltetes Auswahlverfahren schafft die Grundlage für nachhaltige Zusammenarbeit und ist weit mehr als ein Vergleich von Angeboten.

Klare Anforderungen, offene Kommunikation, Transparenz - das schafft Vertrauen und ermöglicht es dem potenziellen Partner, sich gezielt einzubringen. Die gemeinsame Entwicklung von Use Cases und Storylines vertieft das gemeinsame Verständnis für die Herausforderungen und Ziele des Projekts – auf beiden Seiten. So entsteht ein gemeinsames Bild davon, was wirklich gebraucht wird – und wie die Lösung aussehen kann.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die frühzeitige Einbindung relevanter Stakeholder. Nur wenn alle Perspektiven berücksichtigt werden, entsteht ein tragfähiges Fundament für die Zusammenarbeit. Die Bewertung der Anbieter sollte daher nicht nur auf Leistung und Preis basieren, sondern auch auf Entwicklungspotenzial, Wertefit und der Bereitschaft zur gemeinsamen Weiterentwicklung. Es lohnt sich, Anbieter frühzeitig als Sparringspartner zu sehen statt als Bittsteller oder reine Auftragnehmer.

Ein Auswahlprozess, der auf Partnerschaft ausgerichtet ist, erkennt an, dass die beste Lösung nicht immer die ist, die auf dem Papier am meisten überzeugt. Es geht darum, gemeinsam zu wachsen, voneinander zu lernen und Herausforderungen als Team zu meistern. Das erfordert Offenheit, Mut zur Reflexion und die Bereitschaft, auch unbequeme Fragen zu stellen.

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Wie Poesis diesen Prozess unterstützt

Die Grundlage für eine tragfähige Partnerschaft wird im Auswahlprozess gelegt – und zwar durch gezielte Einbindung der Anbieter in jeder Phase. Das Phasenmodell von Poesis macht genau das möglich: Von der Vorbereitung über das Onboarding bis zur Evaluation und Selektion werden Anbieter nicht nur informiert, sondern aktiv eingebunden.

Briefings und Workshops schaffen Raum für Austausch und gemeinsames Verständnis. Gemeinsame Zieldefinitionen sorgen dafür, dass beide Seiten wissen, worauf es ankommt – heute und in Zukunft. Transparente Bewertungskriterien machen Entscheidungen nachvollziehbar und stärken das Vertrauen. Feedbackschleifen ermöglichen es, frühzeitig auf Veränderungen zu reagieren und gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

Die Primärleistungen von Poesis schaffen dabei die Basis für einen geordneten Prozess:

• Neutrale Betrachtung der Anbieter

• Bereitstellung von Kapazitäten

• Projektmanagement- und Auswahlerfahrung,

• Konzeptions- und Planungsaufgaben,

• ein Katalog an Auswahlmethoden sowie

• Kommunikations- und Change-Kompetenz.

Wir begleiten jeden einzelnen Schritt mit den Anbietern auf dem Weg zur Partnerschaft. Einerseits bringen wir unsere Erfahrungen ein, die wir über die Jahre hinweg in Projekten mitverschiedensten Partnern aufgebaut haben. Andererseits sorgt unsere gezielte Unterstützung bei der Erstellung von Anbieterbriefings und Use Cases, der Durchführung von verschiedenen Sessions mit den Kandidaten und dem kritischen Überblick über alle Bereiche des Auswahlverfahrens hinweg, dass anhand einer konkreten Storyline und einheitlichen Standards, die Anbieter bestmöglich getestet werden können – bei gleichzeitigem Aufbau eines Vertrauensverhältnisses.

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Ein Anbieter liefert – ein Partner bleibt

Wer Partnerschaft auf Augenhöhe will, muss sie gestalten – durch Einbindung, Vertrauen und gemeinsame Entwicklung. Es lohnt sich, hier Zeit und Energie zu investieren, denn die Früchte dieser Arbeit zeigen sich oft erst später – in Form von Vertrauen, Innovationskraft und nachhaltigem Erfolg.

Wie werden bei Euch Anbieter eingebunden? Wo besteht Potenzial, mehr auf Partnerschaft zu setzen? Gerne sprechen wir mit Euch darüber, wie Auswahlverfahren nicht nur zu einer guten Entscheidung, sondern zu einer tragfähigen Partnerschaft führen können.

Im nächsten und letzten Beitrag der Serie zeigen wir, warum die Entscheidung nicht das Ende ist – und wie das Folgeprojekt von Anfang an mitgedacht werden sollte.